+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

Документооборот для чайников

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Документооборот для чайников

Этот раздел создан для тех, кто только начинает знакомиться с темой электронного документооборота. Раздел поможет вам сформировать базовое представление об электронном документообороте без углубления в сложные вопросы. Время на изучение ,5 часа. Если вы хотите скачать архив материалов для самостоятельного изучения - зарегистрируйтесь. Затем вам будет доступен комплект " Основы электронного документооборота для предприятия ".

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами.

Основы делопроизводства в учреждении. Требования к оформлению документов

Этот раздел создан для тех, кто только начинает знакомиться с темой электронного документооборота. Раздел поможет вам сформировать базовое представление об электронном документообороте без углубления в сложные вопросы. Время на изучение ,5 часа. Если вы хотите скачать архив материалов для самостоятельного изучения - зарегистрируйтесь.

Затем вам будет доступен комплект " Основы электронного документооборота для предприятия ". Время на изучение 20 ч. Разве может такой формат быть эффективным? Кажется, что внедрение электронного документооборота — самое разумное действие со стороны лиц принимающих решение…. Но бизнес-потребность в улучшениях, в автоматизации формируется не мгновенно, и только получив ряд сигналов, руководство и ответственные специалисты приходят к выводу о том, что для решения текущих вопросов предприятию требуется специальная информационная система для управления контентом ECM- система.

То есть, требуется управлять информацией на всех стадиях ее существования, пока она не устаревает. Какие этапы работы с информацией охватываются инфраструктурой ECM? Что возможно делать с информацией на каждом из этапов? Какие правила управляют процессами взаимодействия с информацией? Как обширная теория воплощается в практике? Данный раздел нашего интернет-ресурса собрал и структурировал материалы, просто освещающие сложные вопросы, связанные с управлением корпоративным контентом.

Мы постараемся дать вам самые понятные и емкие из них. Электронный документ — это некий набор информации текст, изображение, звукозапись , сохраненный на компьютере файлы Word, Excel и т. Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам название, автор, дата создания и т.

Workflow поток работ — это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Например: последовательность действий — это "получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа", а бизнес-процесс — "работа с обращениями граждан".

Электронный документооборот ЭДО — это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота СЭД — это компьютерная программа программное обеспечение, система , которая позволяет организовать работу с электронными документами создание, изменение, поиск , а также взаимодействие между сотрудниками передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т. Более точные и "научные" определения этих и других терминов можно найти в Глоссарии.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами рубрики Основы электронного документооборота. Если на 3 или более вопроса вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьез задуматься о приобретении СЭД или ECM-системы. Прозрачность бизнес-процессов.

Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой. Повышение исполнительской дисциплины. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников.

Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами создание, поиск, согласование и т. Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации. Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации.

В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом чтение, изменение, подписание , протоколируются.

Выполнение требований стандартов ISO Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества СМК — это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников.

Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации положений, инструкций и т. Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому. Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды.

В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания. Рост конкурентных преимуществ. Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов.

Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников. К управлению корпоративной информацией или контентом можно подойти и со стороны практики, и со стороны теории.

Несомненно, практические аспекты ECM интересны прежде всего в силу своей бизнес-направленности. Однако, чтобы разнообразные практические вопросы сложились в структурированную систему знаний, необходим теоретический базис по технической составляющей. Для этого нужно обратить внимание, на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM Association for Information and Image Management : захват Capture , управление Manage , хранение Store , защита Preserve и доставка информации Deliver.

Управление информацией производится на протяжении всего жизненного цикла информации: от ее создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожению после окончания срока хранения. Информация пронизывает все процессы организации, она создается и обрабатывается в разных информационных системах и при помощи различных приложений, но только ECM делает акцент на том, что должен быть единый подход к управлению информацией, на протяжении всего ее жизненного цикла. Стоит обратить внимание на то, что с точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда документ участвует в потоках работ workflow.

По заявлениям исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее трех из шести функций:. Ниже приводится схема бизнес-процесса в нотации BPMN , которая рассматривает пример работы в ECM-системе с входящими документами регистрация, визирование, исполнение , поступающими в организацию по почте, факсу, электронной почте и подлежащие регистрации. Документ заносится в систему сразу при поступлении в организацию и далее "движется" в электронном виде.

То есть регистрация документов и контроль поручений секретарем в этом случае используется только при работе с исходящей и входящей корреспонденцией, для внутренних документов эти этапы исключаются. Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует. Исполнение тех или иных поручений осуществляется в рамках задач и заданий workflow , отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса.

О лучших практиках организации такой работы поговорим детальнее. Практики организации делопроизводства и документооборота на современном предприятии. Роль ECM-систем в управлении договорами. Документооборот в маркетинге и продажах. Проектно-сметная документация в СЭД. ERP Enterprise Resource Planning — стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов производственных, финансовых, трудовых посредством информационной системы.

Основу данных ERP-систем составляет хорошо структурированная информация. Документ ECM-системы единица контента — это в первую очередь информация неструктурированная.

Для ECM-системы нет разницы это текстовый документ, таблица, видео-файл или чертеж. Система одинаково хорошо будет включать такие документы в бизнес-процессы согласования, назначить права или осуществлять поиск нужного документа. Интеграция ERP и ECM на предприятии — это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем. ECM-платформа как инструмент структурирования корпоративной информации Рекомендуем Узнайте больше про электронный архив документов.

В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путем интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определенный круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы. СЭД и ECM-система в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в ней некоторых задач будут малоэффективны.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования заказчиков, реализ ация которых в СЭД и ECM-системе должна быть разумной. Кадровое делопроизводство. Несмотря на то, что кадровое делопроизводство напрямую связано с документами, задача данного направления — не в управлении самими документами, а в учете и управлении кадрами.

Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства целесообразнее использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM-системой для хранения неструктурированной информации резюме, фотографий, кадровых приказов и т.

Кроме того полезно автоматизировать в ECM-системе процессы согласования этих документов. Учет финансовых документов. Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др.

Для ведения налогового и бухгалтерского учета, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские системы, а также специализированные модули ERP-системы. ECM-система не может их заменить, хотя сканирование и организация электронного архива скан-образов финансовых документов - это задачи СЭД. Необходимость внедрения подобных решений обычно возникает при больших объемах документов и участников бизнес-процессов, которые будут работать с финансовыми документами как с документами СЭД с учетом прав доступа, ЭЦП и т.

Кроме того, теперь можно осуществлять обмен финансовыми документами счетами-фактурами, договорами, накладными и актами с контрагентами в электронном виде.

И хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество. Как правило, для анализа и моделирования бизнес-процессов используются системы класса BPM Business Process Management. Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы.

В моделируемых бизнес-процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами, выполняемые вручную например, доставка документов курьером , внешними субъектами например, поставщиками или с поддержкой других классов систем ERP, CRM.

Классическая СЭД может дать некоторый объем информации для анализа бизнес-процессов например, в виде отчетов о задержках выполнения определенных типов задач. Но это только небольшая часть данных необходимых для полноценного анализа. Целесообразно реализовывать интеграцию СЭД и систем моделирования по справочным данным, например, видам документов или оргструктуре. Кроме того, эффективным будет использование СЭД, как поставщика данных для анализа существующих бизнес-процессов, которые выполняются в СЭД.

С другой стороны, имеющиеся на рынке системы управления документами часто выходят за рамки СЭД и сближаются с классом BPM-систем, тогда возможности могут включать тот или иной функционал для анализа и моделирования.

1С Документооборот 8

Делопроизводство - комплекс мероприятий по организации документооборота предприятия или организации. Делопроизводство — это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Электронный документ ЭД — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью ЭП и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. И другие. Очевидно, что систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности, как следствие, информационные системы, автоматизирующие частные виды документооборота, развиваются по направлению массовости.

Делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота — дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия. Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно.

Любая организация в форме общества с ограниченной ответственностью в процессе своего функционирования беспрерывно получает и создает огромное количество разнообразной документации. Как не утонуть в тоннах бумаг: быстро найти оригинал необходимого документа, быть уверенным, что указанное в документе соответствует действительности, что документ попал к месту назначения? Умение обращаться с документацией на первый взгляд кажется целой наукой, но если вникнуть в нюансы, ничего катастрофически сложного в этом нет, тем более на сегодня даже этот процесс уже смогли автоматизировать. Объем документов ежедневно обрабатываемых на предприятии зависит от масштабов организации, количества структурных подразделений, но есть несколько унифицированных принципов документооборота, которые не зависят от количества обрабатываемой документации. Со всем этим попробуем разобраться далее.

Внедрение процессного управления в компаниях, как правило, сопровождается определением ключевых бизнес-процессов и их последующим описанием, анализом и оптимизацией. В бизнес-процессах участвует множество исполнителей от разных подразделений, создается множество документов, а главное присутствует сложная логика взаимодействия исполнителей между собой, что требует отображения процесса формате, удобном для восприятия и анализа.

Каждый сотрудник, кто в той или иной степени взаимодействует с документами, обязан изучить основы делопроизводства — это та область знаний, которая им необходима. Хотя основная часть работы в этой сфере возлагается на секретариат, представителям других специальностей тоже полезно разбираться в документальной деятельности организации. Проясним основные моменты.

Просто об электронном документообороте

Активировать демодоступ. Расскажем, как грамотно организовать работу с документами компании, а также их учет и хранение. Дадим пошаговую инструкцию организации делопроизводства в компании.

Формы первичных учетных документов, применяемых государственными муниципальными учреждениями, утверждены Приказом Минфина РФ от Следование указанным правилам считается хорошим тоном.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Цели автоматизации работы с документами на разных предприятиях могут кардинально отличаться масштабами и динамикой. Например, построение системы управления документооборотом крупного холдинга, решившего полностью отказаться от бумажных документов, предполагает запуск проекта, несравнимого по масштабам и характеру с проектом внедрения такой же системы, но на небольшом единичном предприятии. Универсальный инструмент для целей построения систем электронного документооборота также часто используют - 1С СЭД на предприятиях любого масштаба — программу 1С Документооборот фирма 1С разрабатывала как современную ECM-систему Enterprise Content Management. Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии.

Что такое электронный документооборот?

Специалисты Центра ПРавовой Поддержки обладают огромным опытом решения вопросов связанных с различными дорожными проишествиями. Добавлено: 21 апр в 5 Admin Ситуация, о которой пойдет речь далее, не редкость: сдал покупатель товар на гарантийный ремонт ГРа он все длится и длится…Расстраиваться не стоит: подобную неприятность можно обратить в свою пользу.

По общему правилу ГР не может превышать 45 дней с даты передачи товара и до дня его возврата покупателю с устраненными дефектами. Недостатки могут быть устранены незамедлительно либо в срок, предусмотренный соглашением между продавцом и покупателем. Закажите услуги опытного трудового юриста на сайте Юду - и получите грамотного защитника ваших рабочих прав. Какие услуги оказывают юристы Юду.

Как получить ксерокопию паспорта сына.

Документооборот бухгалтерии - полное описание процесса документооборота, группирование и хранения документации на предприятии + инструкции.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Заявка на юридическую помощь:Я и моих два брата после смерти отца 17 лет назад унаследовали дом и участок в 40 соток, каждый унаследовал по равной доле. В дом брат прописал жену и ребенка, без моего ведома. Правомерны ли поступки моего брата.

Как правило, адвокат имеет одну или несколько специализаций. Например, специализируется на семейных, жилищных и гражданско-правовых спорах или на уголовных делах и защите в суде.

Как ни странно, не все адвокаты ведут дела в судах. Быстро сориентироваться в том, кто какие услуги предлагает, Вам поможет фильтр.

Предоставление материальной помощи Здравствуйте. Трудовое право Беларусь Здравствуйте, я работала в магазине старшим кассиром, 1. Скажите пожалуйста что мне делать Оплата труда педагогических работников Добрый день.

В корпоративных учебных центрах Компании могут повысить квалификацию линейные руководители, специалисты сбытовых подразделений, сотрудники складских комплексов.

В региональных подразделениях квалифицированную профессиональную поддержку сотрудникам оказывают инструкторы по технике продаж.

Из низ 567 матерей награждены в текущем году. Условия для награждения такие: - рождение и воспитание не менее 5 детей, при этом младшему ребенку должен уже исполниться 1 год; - обязательное условие - достойное воспитание детей.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот - Бухгалтерский учет для начинающих - Бухгалтерия. Введение в бухучет простым языком
Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. lintatency86

    Какая фраза... супер, отличная идея

  2. Даниил

    Вы допускаете ошибку. Давайте обсудим это. Пишите мне в PM.

  3. Ксения

    Поздравляю, какие слова..., отличная мысль

  4. Злата

    есль ветром сдует?